Il lavoratore eletto RLS non può abbandonare il proprio posto di lavoro senza preventiva autorizzazione, ma deve, di norma, comunicare al datore di lavoro la volontà di effettuare un accesso negli altri luoghi di lavoro dell’azienda. Sarebbe opportuno stabilire una regola/un canale di comunicazione che permetta agevolmente al RLS d’informare il datore di lavoro dell’effettuazione del sopralluogo nei reparti diversi da quelli dove abitualmente opera, argomentando i motivi dell’accesso.

Per fare questo il RLS ha a disposizione uno specifico monte ore definito dai CCNL

Per la Direzione Aziendale non è sempre facile mantenere sotto controllo tutti i problemi di salute e di sicurezza senza il bagaglio di conoscenze dettagliate ed esperienziali che i lavoratori accumulano nell’ambito della propria attività lavorativa. A tal fine è quindi utile che il Datore di Lavoro metta in atto un’efficace consultazione dei lavoratori e del RLS, per fare in modo che gli stessi possano fornire un feedback informato, che l'organizzazione deve prendere in considerazione prima di effettuare le sue scelte. Spesso, però, accade che la consultazione sia sostituita con azioni volte a mettere a disposizione informazioni e documenti quando il lavoro è già concluso, oppure poco prima di rendere le decisioni esecutive.

Un esempio è quello della firma del documento di valutazione dei rischi che rappresenta solo la presa visione dello stesso, ma non attesta la consultazione preventiva del RLS, poiché l’espressione di parere o di consiglio sarebbe dovuta avvenire prima e durante l’effettuazione della valutazione dei rischi, la stesura del piano formativo, della designazione delle figure della sicurezza, etc.

Si ricorda che l’obbligo di prendere decisioni è del Datore di Lavoro e/o dei Dirigenti che ne rispondono anche penalmente, specie se non hanno preso in considerazione le osservazioni del RLS.

La consultazione può avvenire durante la riunione periodica, ma non solo; se questa non è obbligatoria, è comunque importante che il Datore di Lavoro acquisisca il parere del RLS in merito a tutte le azioni messe in atto dalla Direzione Aziendale (valutazione dei rischi, cambi di impianti o procedure, stesura del piano formativo, nomina figure aziendali, …).

È possibile anche prevedere brevi incontri mensili (o con altra periodicità compatibile con la numerosità dei lavoratori e la complessità della realtà produttiva) tra RLS, RSPP e datore di lavoro o suo incaricato per analizzare specifiche situazioni e monitorare i punti inseriti nel piano di miglioramento.

In ogni occasione di consultazione, è buona norma redigere un verbale sia per dare evidenza della consultazione effettuata, sia per tenere traccia di quanto stabilito durante tale consultazione stessa.

La documentazione di cui sopra deve essere messa a disposizione e non può essere negata.

È opportuno che il RLS venga messo a conoscenza degli infortuni che avvengono in azienda, possibilmente nell’immediatezza dei fatti. Buona prassi per il datore di lavoro è anche quella di comunicare i mancati infortuni (“near miss"), se presenti e se censiti. Infatti l’analisi critica di eventi accaduti in azienda permette di mettere in atto azioni preventive volte a evitare nel futuro infortuni veri e propri.

Anche la relazione sulla sorveglianza sanitaria svolta in azienda, che può fornire contributi validi al fine di evitare possibili malattie professionali, deve essere messa a disposizione del RLS

Strumento utile per riuscire ad esercitare tale compito è la riunione periodica, ma ove questa non sia obbligatoria o anche in affiancamento ad essa possono essere utilizzate delle comunicazioni scritte ai diretti superiori o ai referenti in linea gerarchica interessati dell’area del problema individuato.

Per “Responsabile dell’azienda” s’intende il datore di lavoro, ma la segnalazione può pervenire allo stesso anche per il tramite del RSPP o di altri soggetti dell’organigramma dirigenziale.

È necessario ricordare, comunque, che questo non esime tutti i lavoratori ad effettuare direttamente segnalazioni, nel rispetto delle funzioni aziendali presenti, di situazioni ritenute pericolose.

Il Datore di Lavoro deve fornire la documentazione al RLS in forma cartacea e/o digitale.

Si ricorda che il documento di valutazione dei rischi e tutta la documentazione di cui viene in possesso il RLS deve comunque essere consultato solo all’interno dell’azienda.

La richiesta può essere fatta verbalmente, ma si suggerisce che la stessa venga effettuata per iscritto, così come anche richieste di altri documenti necessari per l’espletamento delle funzioni di RLS.

Tali richieste possono essere effettuate anche nell’ambito della riunione periodica o durante incontri richiesti al Datore di lavoro o al RSPP.

I servizi di vigilanza possono essere ASL/ATS, i Vigili del Fuoco (VVFF), l’Ispettorato Territoriale del Lavoro (ITL), l’Agenzia Regionale per la Protezione dell’Ambiente (ARPA).

È opportuno che il RLS stabilisca un rapporto di collaborazione con gli enti di controllo esterni, non solo in occasione di visite in azienda ma anche come riferimento e supporto per approfondimenti di tipo tecnico.

Durante i sopralluoghi gli organi di vigilanza devono chiedere la presenza del RLS.

Se in fase di sopralluogo non è possibile esplicitare problematiche particolari, è bene contattare successivamente gli organi ispettivi per formulare comunque le proprie osservazioni.