Deve essere indetta almeno una volta all’anno o in caso di significative variazioni delle condizioni di esposizione al rischio, compresa la programmazione e l’introduzione di nuove tecnologie che hanno riflessi sulla sicurezza e salute dei lavoratori e deve coinvolgere il Datore di Lavoro (o suo sostituto), il Servizio di Prevenzione e Protezione, il Medico Competente (se previsto), il RLS ed eventuali altre figure (ad es. l’esperto qualificato, se presenti sorgenti radiogene).

La riunione deve prendere in considerazione tutti gli aspetti previsti dall’art.35 del D.Lgs. 81/08 e dovrebbe prendere avvio dal verbale della riunione precedente e dal programma degli interventi di prevenzione contenuto nel documento di valutazione dei rischi, verificando se sono stati rispettati i programmi precedentemente decisi.

Il D.Lgs. 81/08 prevede che sia redatto un verbale di riunione nel quale siano indicati i nominativi dei presenti e una sintesi delle discussioni svolte. I partecipanti devono firmarlo e copia dello stesso verbale deve essere consegnato al RLS; qualora non sia direttamente fornito dal datore di lavoro, il RLS può richiederlo direttamente.

La riunione periodica può anche essere l’occasione per effettuare o concordare il sopralluogo congiunto con il medico competente sui luoghi di lavoro.

È importante che il RLS giunga preparato alla riunione annuale, ad esempio predisponendo una lista dei punti da discutere: chiarimenti, approfondimenti e aggiornamenti del documento di valutazione dei rischi; attuazione del programma degli interventi di prevenzione; programmi di corsi di formazione, informazione ed addestramento per i lavoratori; relazione sanitaria sullo stato di salute complessivo dei lavoratori, fino alla segnalazione di specifici problemi di sicurezza rilevati in azienda.

Se la durata della riunione non è sufficiente, devono essere previsti più incontri

• Chiedere preventivamente la documentazione da analizzare nella riunione (di norma 10 giorni prima), insieme ai verbali del medico competente, delle visite ai luoghi di lavoro ed il programma di interventi aggiornato.
• Definire con il datore di lavoro preventivamente gli orari d’inizio della riunione periodica, mettendo in conto di avere tempo sufficiente.
• Coinvolgere i lavoratori, informandoli, ad esempio mediante un comunicato, dei temi che verranno discussi e poi delle conclusioni.
• Raccogliere informazioni e suggerimenti dai lavoratori.
• Prima di iniziare la riunione definire con i partecipanti che le osservazioni, i pareri, le proposte del RLS e degli altri partecipanti vengano introdotte nel verbale di riunione. Tutto ciò serve a dare un’impronta alla riunione dove il ruolo del RLS risulti essere parte integrante del processo di valutazione dei rischi e non solo un uditore. Un esempio potrebbe essere questo:
  • Azione accettata, data azione, responsabile azione.
  • Azione non accettata, motivazioni.
  • Azione accettata in parte, data azione, responsabile azione, motivazioni.
• Richiedere al medico competente la relazione sui dati anonimi collettivi degli accertamenti clinici e strumentali effettuati nonché le indicazioni sul significato di detti risultati; è necessario che il medico presenti una vera e propria relazione e non la copia dell’allegato 3B che ha solo finalità statistiche.
• Richiedere che l’analisi statistica degli infortuni sia effettuata utilizzando gli indici di frequenza e di gravità così come indicato nella norma UNI 7249:200729 e tramite un’analisi comparativa degli stessi indici nel tempo (andamento).
• Richiedere la copia della documentazione relativa alla valutazione dei rischi completa ed aggiornata alla data della riunione.

Come operare nella riunione periodica:

• Discutere e programmare gli interventi congiuntamente al datore di lavoro.
• Richiedere riunioni di avanzamento mensili o trimestrali, al fine di avere una visione complessiva della valutazione dei rischi e dell’attuazione delle misure di prevenzione.
• Rileggere attentamente in ogni sua parte il verbale:
  • Controllare minuziosamente il significato di ogni frase, infatti, a volte anche le virgole possono cambiare il senso di quello che si vuol dire.
  • Chiedere la modifica o rettifica di ogni frase che possa avere duplici significati, infatti è meglio una frase corta ed esplicita che una lunga e contorta.
  • Prendere tutto il tempo necessario per riorganizzare le idee.
• Terminata la riunione, siglare il verbale in ogni sua singola pagina e farsene consegnare subito una copia.
• Esporre in bacheca il verbale per un atto di trasparenza verso i lavoratori evidenziando le richieste del RLS (a fronte delle segnalazioni dei lavoratori) e le risposte che il datore di lavoro ha dato in merito.