Il suo ruolo prevede molteplici azioni (conoscitive, consultive, partecipative e propositive) che hanno carattere bidirezionale, cioè rivolte verso il sistema della prevenzione aziendale (datore di lavoro, RSPP, medico competente) e nei confronti dei lavoratori che rappresenta, verso i quali ha il compito di mantenere attivo un canale di comunicazione per far sì che le informazioni viaggino nei due sensi: dai lavoratori al RLS e viceversa.

Il RLS svolge attività di ascolto e di raccolta di tutte le informazioni di interesse ai fini della tutela della salute e della sicurezza sul lavoro, anche attraverso la partecipazione a riunioni aziendali o ad assemblee sindacali. Raccoglie richieste e segnalazione di problemi da parte di tutti i lavoratori, creando un rapporto fiduciario e mettendosi al servizio dei lavoratori.

Informa costantemente i lavoratori delle iniziative e delle richieste messe in campo dal RLS e delle risposte della direzione, ad esempio attraverso la predisposizione di apposita bacheca dedicata alla sicurezza. Le informazioni devono essere puntuali, in modo da consentire ai lavoratori di conoscere costantemente le decisioni in materia di salute e sicurezza che li riguardano. 

Il RLS si confronta e si rapporta con i rappresentanti sindacali aziendali, partecipa ai corsi di formazione organizzati in azienda per i lavoratori e alla presentazione di nuovi assunti.

Il RLS deve essere proattivo, cioè deve avere un atteggiamento propositivo nei riguardi della prevenzione, deve far emergere problematiche aziendali, osservate da lui o suggerite dai lavoratori.

Il RLS partecipa al monitoraggio delle condizioni di rischio nell’azienda, osservando eventuali cambiamenti e formulando proposte e iniziative inerenti all’attività di prevenzione

Il RLS segnala i rischi individuati nello svolgimento del suo ruolo al datore di lavoro o al suo delegato e promuove le attività volte al miglioramento della sicurezza;

Partecipa alle verifiche e ai controlli delle autorità competenti e formula le sue osservazioni per meglio rappresentare le reali condizioni di lavoro, proprio in virtù della sua presenza quotidiana e dell’esperienza diretta in azienda

Il RLS si relaziona con il datore di lavoro, i dirigenti, i preposti, il Servizio di Prevenzione e Protezione (SPP), il medico competente, le autorità competenti di controllo, le organizzazioni sindacali, gli organismi paritetici.

La responsabilità dell’esecuzione delle misure preventive e della vigilanza sulla loro applicazione è in capo al datore di lavoro che la esercita con la catena gerarchica aziendale (dirigenti e preposti).

La normativa non prevede sanzioni a carico del RLS in quanto tale.

Il RLS è inoltre tutelato ai sensi del D.Lgs. 81/08 e della Legge 300/70 (Statuto dei lavoratori).

Se il RLS riceve informazioni confidenziali da altri lavoratori, queste dovranno essere trattate nel rispetto della privacy, come anche tutte le informazioni riguardanti l’azienda.

Trattandosi di informazioni nel quale il segreto in ordine ai processi lavorativi o agli aspetti di privacy sono significativi, sarebbe opportuno che il RLS concordi, in sede di riunione periodica o in un incontro dedicato, le regole comportamentali di gestione delle informazioni contenute nei suddetti documenti

È fondamentale, quindi, sviluppare una relazione comunicativa che permetta al RLS di consultare e di coinvolgere i lavoratori che rappresenta.

La collaborazione con gli altri soggetti del sistema di prevenzione aziendale, in particolare Datore di Lavoro, RSPP e Medico Competente, è un altro fattore importante per ottenere buoni risultati verso un miglioramento delle condizioni di salute e sicurezza.

Può, inoltre, trovare supporto sia nelle organizzazioni sindacali sia nei Servizi di Prevenzione di ASL/ATS a cui è attribuita la funzione di informazione e assistenza, oltre che di vigilanza, sul territorio.

Strumenti di collegamento con altri RLS, compreso il presente FORUM, rappresentano momenti fondamentali di confronto e di discussione al fine di un miglioramento delle capacità operative e per un effettivo aggiornamento continuo.

- la consultazione in merito alla valutazione dei rischi, alla designazione delle persone addette al Servizio di prevenzione e protezione, alle attività di gestione delle emergenze e in merito all’organizzazione della formazione dei lavoratori e delle lavoratrici;

- le iniziative di formazione specifiche per il RLS;

- la possibilità di formulare osservazioni in occasione di ispezioni da parte delle autorità competenti;

- la partecipazione alla riunione periodica di cui all’art.35 del D.Lgs. 81/08.

Sono normalmente escluse dal monte ore previsto anche le partecipazioni a riunioni sindacali esterne su salute e sicurezza e le partecipazioni a convegni coerenti con la materia.

Quando uno stesso lavoratore riveste il ruolo di componente della RSU e di RLS i permessi per l’espletamento della funzione di RLS risultano in aggiunta ai permessi già previsti per le RSU.