Anche in presenza di un ordine del giorno già prestabilito, il RLS ha il diritto di sottoporre alla discussione tutti i problemi riguardanti la sicurezza e la salute, meglio se anticipati al datore di lavoro prima della riunione stessa, in modo da poter rendere la discussione più efficace; inoltre ha il diritto di chiedere chiarimenti e spiegazioni su tutti gli aspetti trattati.

Il D.Lgs. 81/08 prevede che sia redatto un verbale di riunione nel quale siano indicati i nominativi dei presenti e una sintesi delle discussioni svolte. I partecipanti devono firmarlo e copia dello stesso verbale deve essere consegnato al RLS; qualora non sia direttamente fornito dal datore di lavoro, il RLS può richiederlo direttamente.

La riunione periodica può anche essere l’occasione per effettuare o concordare il sopralluogo congiunto con il medico competente sui luoghi di lavoro.

È importante che il RLS giunga preparato alla riunione annuale, ad esempio predisponendo una lista dei punti da discutere: chiarimenti, approfondimenti e aggiornamenti del documento di valutazione dei rischi; attuazione del programma degli interventi di prevenzione; programmi di corsi di formazione, informazione ed addestramento per i lavoratori; relazione sanitaria sullo stato di salute complessivo dei lavoratori, fino alla segnalazione di specifici problemi di sicurezza rilevati in azienda.

Se la durata della riunione non è sufficiente, devono essere previsti più incontri