Linee guida per la gestione delle procedure informatiche nella p.a.

Dal 2004 la registrazione di dati e documenti della pubblica amministrazione avverrà attraverso un protocollo informatico, con la conseguente, anche se graduale, sostituzione delle registrazioni cartacee, così come previsto dal Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 recante il ” Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa”. Le linee guida per traghettare la pubblica amministrazione nel sistema informatico sono state pubblicate sulla Gazzetta Ufficiale n. 249 del 25 ottobre 2003 contenente il D.P.C.M. 14 ottobre 2003. A firma del Ministro per l’ innovazione e le tecnologie, Lucio Stanca, vengono riportate, in allegato al decreto stesso, le linee guida per l’ adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi. A queste linee guida la pubblica amministrazione dovrà adeguarsi entro il 1° gennaio 2004. Si legge, infatti, nell’ introduzione e ai riferimenti normativi alle stesse linee guida che ” le Pubbliche amministrazioni dal 1° gennaio 2004, ai sensi dell’ art. 50, comma 3, del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, dovranno attenersi ai principi e alle norme di seguito indicati: a) adozione del protocollo informatico per la registrazione dei dati e documenti delle Amministrazioni ( art. 50 e ss. Del DPR 445/2000; decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000, pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale del 21 novembre 2000, n. 272); b) trattamento dei procedimenti amministrativi gestito completamente in modo informatico ( legge 7 agosto 1990, n. 241; DPOR 445/2000; decreto legislativo 23 gennaio 2002,n. 10), c) formazione e conservazione dei documenti informatici ( deliberazione Aipa 51/2000, pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale del 14 dicembre 2000, n. 291; deliberazione Aipa 42/2001, pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale del 21 dicembre 2001,n. 296); d) sottoscrizione elettronica dei documenti informatici ( decreto legislativo 10/2002; decreto del P.C.M. 8 febbraio 1999; decreto del Presidente della Repubblica 7 aprile 2003, n. 137 ” Regolamento di attuazione della direttiva comunitaria 93/1999-su firma elettronica); e) gestione informatica del sistema documentale e dei flussi documentali ( deliberazione Aipa 51/2000; deliberazione Aipa 42/2001; DPR 434/2000); f) accessi telematici ai dati, ai documenti, ai sistemi, alle banche dati ( DPR 445/200, artt. 58,59 e 60); g) sicurezza dei dati, dei documenti, delle tecnologie ( decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196; deliberazione Aipa 51/2000, art. 10; DPCM 31 ottobre 2000, n. 10, art. 7 ); h) direttiva sulla formazione del Ministro per la funzione pubblica del 13 dicembre 2001, pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale del 31 gennaio 2002, n. 26); i) disposizioni per la formazione del bilancio annuale e pluriennale dello Stato ( legge 27 dicembre 2002, n. 289, art. 26 ). Si tratta di un quadro unitario nell’ ambito del quale il protocollo informatico può essere adottato secondo due tipi di approccio, il primo completo ed il secondo caratterizzato da una gradualità nella realizzazione: 1) nel primo caso, protocollo, automazione della gestione e dell’ iter delle attività, formazione e conservazione dei documenti informatici costituiscono un unico sistema di ” governo elettronico”; 2) nel secondo caso, il protocollo informatico si pone come il punto di avvio di un sistema amministrativo informatico nel quale l’ informazione utilizzata è solo di tipo ” digitale”, valida in quanto tale, e l’ informazione su supporti documentali cartacei viene ” trasformata” in digitale. Ogni amministrazione, in base alla propria situazione organizzativa e tecnologica dovrà valutare la possibilità di adottare l’ uno o l’ altro approccio, partendo eventualmente da quello minimale per poi evolvere gradualmente verso un sistema gestionale completamente automatizzato.