Modalità di tenuta e conservazione del libro unico del lavoro.

Fermo restando l’ obbligo, in fase di stampa, di attribuire ciascun foglio una numerazione sequenziale, conservando eventuali fogli deteriorati o annullati, la tenuta e la conservazione del libro unico del lavoro può essere effettuata mediante elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo, con numerazione di ogni pagina e vidimazione prima della messa in uso presso l’ INAIL o, in alternativa, con numerazione e vidimazione effettuata dai soggetti appositamente autorizzati dall’ INAIL, in sede di stampa del modulo continuo; stampa laser, con autorizzazione preventiva, da parte dell’ INAIL, alla stampa e generazione della numerazione automatica; supporti magnetici, sui quali ogni singola scrittura costituisca documento informatico e sia collegata alle registrazioni in precedenza effettuate, o a elaborazione dei dati, garantendo oltre la consultabilità, in ogni momento, anche l’ inalterabilità e l’ integrità dei dati, nonché la sequenzialità cronologica delle operazioni eseguite.

Ciascuna annotazione relativa allo stato di presenza o di assenza dei lavoratori deve essere effettuata utilizzando una causale precisamente identificata e in equivoca.

La registrazione dei dati variabili delle retribuzioni può avvenire con un differimento non superiore a un mese, a condizione che di ciò sia data precisa annotazione sul libro unico del lavoro.

Il registro è conservato presso la sede legale del datore di lavoro o, in alternativa, presso lo studio dei consulenti del lavoro o degli altri professionisti abilitati o presso la sede dei servizi e dei centri di assistenza delle associazioni di categoria delle imprese artigiane e delle altre piccole imprese, anche in forma cooperativa.

Il libro unico del lavoro deve essere tempestivamente esibito agli organi di vigilanza nel luogo in cui si esegue il lavoro, quando si tratta di sede stabile di lavoro, anche a mezzo fax o posta elettronica, dal datore di lavoro che lo detenga nella sede legale.

In caso di attività mobili o itineranti, le cui procedure operative comportano lo svolgimento delle prestazioni lavorative presso più luoghi di lavoro nell’ ambito della stessa giornata o sono caratterizzate dalla mobilità dei lavoratori sul territorio, il libro unico deve essere esibito dal datore che lo detenga nella sede legale, entro il termine assegnato nella richiesta espressamente formulata a verbale dagli organi di vigilanza. Il datore di lavoro ha l’ obbligo di conservare il libro unico per la durata di cinque anni dal,la data dell’ ultima registrazione e di custodirlo nel rispetto del Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, in materia di protezione dei dati personali.

L’ obbligo è esteso ai libri obbligatori in materia di lavoro dimessi in seguito all’ entrata in vigore della semplificazione prevista dal Decreto legislativo 112/2008. Fino al periodo di paga relativo al mese di dicembre 2008 i datori di lavoro, in via transitoria, possono adempiere agli obblighi di istituzione e tenuta del libro unico del lavoro.

Mediante la corretta e regolare tenuta del libro paga, nelle sue sezioni paga e presenze o del registro dei lavoratori e del libretto personale di controllo per i lavoranti a domicilio, debitamente compilati e aggiornati.

(LG-FF)